T.C.
 ARDAHAN VALİLİĞİ 
İL MERKEZ PROJE OFİSİ
KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
GENEL ESASLAR
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Sorumluluk, Tanımlar
 
 
 
AMAÇ
Madde 1- Bu yönergenin amacı; Ardahan ilinin ülkemizde ve uluslararası platformda model il olması konusunda araştırma ve geliştirme çalışmaları ile ülkemizin Avrupa Birliği’ne adaylık sürecinde, Avrupa Birliği Müktesebatına uygun, İl Strateji Planı ve Ulusal Kalkınma Planları ile uyumlu çalışmalar yapmak. Kamu, sivil ve özel kesim ile eşgüdümlü gerçekleştirilecek çalışmalarla belirlenecek ihtiyaçlar doğrultusunda projeler üretmek ve bu projelere ulusal ve uluslararası fon ve hibelerden kaynak yaratma çalışmalarında bulunmak, Ardahan ilinde yürütülmekte olan projeleri destekleyerek il genelinde koordinasyonu sağlamak.  

KAPSAM
Madde 2- Bu yönerge, Ardahan Valiliği ve Ardahan il merkezi ve ilçelerinde bulunan tüm kamu kurum ve kuruluşları, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarını, üniversiteler ve bünyelerinde bulunan AR-GE merkezleri, AB birimleri ve Proje Koordinasyon Merkezleri ile Sivil Toplum Kuruluşlarına sunulacak hizmetleri ve bu kapsamda çalışanların görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma esaslarını kapsar.

HUKUKİ DAYANAK
Madde3- Bu yönerge;
1-   10.09.1988 tarih ve 19925 sayılı Resmi gazetede yayımlanan Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği
2-   3046 Sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun,
3-   5449 Sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun,
4-   Türkiye İçin Katılım Öncesi Mali Yardıma Dair Çerçeve (IPA),
5-   Merkezi Finansman ve İhale Birimi ile Ulusal Fonun Kuruluşuna İlişkin Avrupa Birliği İle İmzalanan Anlaşma,
6-   22 Aralık 2003 Tarih ve 2003/61 Sayılı  Yüksek Planlama Kurulu Kararıyla Kabul Edilmiş Olan Ön Ulusal Kalkınma Planı.
7-   2004/52 sayılı Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları ile ilgili genelge
8-   28.12.2007 tarih ve 8852 sayılı Proje ofisinin kurulmasına dair valilik makamından alına onay
9-   Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı Sosyal Sektörler ve Koordinasyon Genel Müdürlüğünün 15.01.2009 tarih ve 137/141 sayılı yazıları
10-               Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı Sosyal Sektörler ve Koordinasyon Genel Müdürlüğünün 29.04.2008 tarih ve 30/1416 sayılı yazılarına istinaden hazırlanmıştır.

 
 
 
TANIMLAR
Madde 4-Bu yönergede yer alan,
Vali: Ardahan Valisini,
Valilik: Ardahan Valiliğini,
İl Koordinatörü: İl koordinasyonundan sorumlu olan vali yardımcısını,
İlçe Proje Koordinatörü: İlçe koordinasyonundan sorumlu kişiyi,
Ofis Sorumlusu:MerkezOfiste, ofisin genel işleyişinden sorumlu proje uzmanını,
İl Merkez Proje Ofisi: Ardahan Valiliği bünyesinde kurulan Proje Ofisini,
Kurum Proje Ofisi: İl Merkezinde bulunan Kamu kurum ve kuruluşlarında faaliyet gösteren ofisleri,
İlçe Proje Ofisi: İlçelerdeki kaymakamlıklarda, kamu kurum ve kuruluşlarında kurulmuş olan ofisleri,
Proje Uzmanı: İl merkez, kurum ve ilçe Proje Ofislerinde çalışan kişileri,
Mali İşler Sorumlusu: Proje Ofislerinde çalışan mali işlerden sorumlu kişiyi,
Yönerge:Ardahan Valiliği, İl Merkez Proje Ofisinin, Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönergesiniifade eder.
 
TEŞKİLATLANMA
Madde 6- Proje ofisleri il merkezinde İl Merkez Proje Ofisi, Kurumlarda Kurum Proje Ofisi ve ilçelerde de ilçe proje ofisi olarak yapılandırılır.
İl Merkez Proje Ofisi: İl Koordinatörü, Proje Uzmanı ve Mali işlerden sorumlu kişi olmak üzere en az 4 kişiden oluşur.
Kurum Proje Ofisi: Kurum kapasitesi göz önünde bulundurularak personel görevlendirilmesi yapılır.
İlçe Proje Ofisi: İlçe Koordinatörü, proje Uzmanı ve Mali işlerden sorumlu kişi olmak üzere en az 3 kişiden oluşur.
 
SORUMLULUK
Madde 7- Bu yönergenin uygulanmasından; İl Koordinatörü Valiye karşı, ofis sorumlusu İl Koordinatörüne, kurum proje ofisi ve ilçe koordinatörü de Merkez Proje Ofisine karşı sorumludur.
Ayrıca; Bu yönergenin uygulanması aşamasında; yönergenin amaçları çerçevesinde ve yürütülecek hizmetler doğrultusunda talep edilecek bilgi belge ve personelle ilgili olarak, ilgili kurum amirleri Valiye karşı sorumludur.
 
NİTELİK
Madde 8-
İl Koordinatörü: Vali tarafından atanan, İl koordinasyonundan sorumlu olan vali yardımcısıdır.
Proje Uzmanı: Proje uzmanı Ardahan Valiliği bünyesinde kurulan İl Merkez Proje Ofisinde,  Lisans düzeyinde 4 yıllık fakülte, veya 2 Yıllık Yüksek Okul mezunu, Proje döngüsü yönetimi eğitimi sertifikasına sahip (PCM), Proje yönetimine ilişkin iş tecrübesine sahip, seyahat etmesine mani bir hali olmayan ve Bilgi ve iletişim teknolojilerini kullanabilme becerisine sahip kişilerden seçilir.
Ofis Sorumlusu:Merkez Ofisin genel işleyişinden sorumlu olmak üzere il Koordinatörü tarafından merkez ofiste çalışan proje uzmanlarından seçilir.
Mali İşler Sorumlusu: Proje Ofislerinde yürütülmekte olan Projelere ilişkin İktisadi, idari ve mali konuların birinde lisans düzeyinde 4 yıllık fakülte veya yüksek okul mezunu, Kamu İhale Mevzuatına hâkim; bilgi ve iletişim teknolojilerini kullanabilme becerisine sahip kişidir.
İlçe Proje Koordinatörü:İlçede kaymakam tarafından atanan İlçe koordinasyonundan sorumlu kişiyi ifade eder,
 
İKİNCİ BÖLÜM
YÜRÜTÜLECEK HİZMETLER
Madde 9- Yönerge hükümlerinin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren
İl Merkez Proje Ofisi;
Kamu kurum ve kuruluşları, yerel yönetimler, sivil toplum kuruluşları, üniversiteler ve bünyelerinde bulunan proje birimleri ile AR-GE merkezleri arasında, iletişim, işbirliği ve eşgüdümü sağlamak
Ardahan ilinin ihtiyaç analizini gerçekleştirmek ve ihtiyaç analizi doğrultusunda stratejiler, alternatif çözümler ve projeler geliştirerek yol haritasını belirlemek.
AB müktesebatına ve Ulusal kalkınma planlarına uygun, valilik ana ve bağlı birimlerinde kapasite oluşturmak ve geliştirmek
İlgili kuruluşlarca ilan edilen ulusal ve uluslararası proje teklif çağrılarını il genelinde ilgili kurumlara duyurmak.
Ardahan ilinde bulunan Kamu, kurum ve kuruluşları, yerel yönetimler, üniversiteler, meslek ve sivil toplum kuruluşları ve diğer kurumların,  ilin ihtiyaçları ve hedefleri doğrultusunda ekonomik, toplumsal ve sosyal dengelerin sağlanması ve sürdürülebilmesi amacıyla projeler üretebilmesini teşvik, bilgilendirme, tanıtım, rehberlik, bilgi kaynaklarına ulaşım ve benzeri konularda danışmanlık yapmak,
Ardahan Valiliğinin iç ve dış paydaşlarıyla birlikte proje hazırlamak, uygulamak, izlemek, değerlendirmek ve yaygınlaştırmak,
Valilik adına yapılması muhtemel projeler ile ilgili çalışma grupları oluşturmak,
Ulusal ve uluslar arası düzeyde gerçekleştirilecek; merkezin çalışma alanı ile ilgili konferans, seminer, bilgi şöleni, panel, toplantı, tartışma platformları, bilgi paylaşım ortamlarına aktif olarak katılmak, görüş bildirmek ve gerektiğinde organize etmek,
Proje Ofisi personelinin bilgi, deneyim ve ihtiyaçların karşılanabilmesi için ulusal ve uluslar arası düzenlenen eğitim ve seminerlere katılımı teşvik etmek.
Projeler için personel havuzu ve projelerin teknik detaylarının yer aldığı veri tabanın oluşturulmasını sağlamak,
Kalkınma Bakanlığı Sosyal Sektörler ve Koordinasyon Genel Müdürlüğünün bölgede uyguladığı SODES (Sosyal Destek Programı) kapsamında, Başbakanlık ve AB Bakanlığı, AB Türkiye Temsilciliği ve İçişleri Bakanlığı Dış İlişkiler ve AB Koordinasyon Dairesi Başkanlığı ile doğrudan işbirliği ve koordinasyon sağlamak,
 İl Valisi tarafından verilen diğer  görevleri yerine getirmek.
Kurum Proje Ofisleri;
Kendi kurum ve kuruluşunun Merkez Proje Ofisi ile işbirliği içerisinde çalışmasını sağlamak
Kendi kurumunun görev alanı için ihtiyaç analizini gerçekleştirmek ve ihtiyaç analizi doğrultusunda stratejiler, alternatif çözümler ve projeler geliştirerek yol haritasını belirlemek.
Kurum bünyesinde kurumsal kapasitenin artırılması için Proje hazırlayan kurum personeline danışmanlık ve eğitmenlik faaliyetlerini gerçekleştirmek
İlgili kuruluşlarca ilan edilen ulusal ve uluslararası proje teklif çağrılarını için proje hazırlamak.
Kurum adına yapılması muhtemel projeler ile ilgili çalışma grupları oluşturmak,
Ulusal ve uluslar arası düzeyde gerçekleştirilecek; merkezin çalışma alanı ile ilgili konferans, seminer, bilgi şöleni, panel, toplantı, tartışma platformları, bilgi paylaşım ortamlarına aktif olarak katılmak, görüş bildirmek ve gerektiğinde organize etmek,
Potansiyel yararlanıcı kitlesi için, kurum proje ofisi personelinin bilgi, deneyim ve ihtiyaçların karşılanabilmesi için ulusal ve uluslar arası düzenlenen eğitim ve seminerlere katılımını sağlamak,
Kurumunda kurumunun proje haritası, projeler için personel havuzu ve projelerin teknik detayların yer aldığı bilgi tabanın oluşturulmasını sağlamak,
İl Valisi tarafından verilen diğer  görevleri yerine getirmek.
İlçe Proje Ofisleri;
İlçe Proje Ofisleri Merkez Proje Ofisi ile işbirliği içerisinde çalışır.
İlçe Proje ofisleri ilçenin ihtiyaç analizini gerçekleştirmek ve ihtiyaç analizi doğrultusunda stratejiler, alternatif çözümler ve projeler geliştirerek yol haritasını belirlemek.
Kurum bünyesinde kurumsal kapasitenin artırılması için ilçede Proje hazırlayan kurumlar ve kurumların personeline danışmanlık ve eğitmenlik faaliyetlerini gerçekleştirmek.
İlgili kuruluşlarca ilan edilen ulusal ve uluslararası proje teklif çağrılarını için proje hazırlamak.
Kurum adına yapılması muhtemel projeler ile ilgili çalışma grupları oluşturmak,
Ulusal ve uluslar arası düzeyde gerçekleştirilecek; merkezin çalışma alanı ile ilgili konferans, seminer, bilgi şöleni, panel, toplantı, tartışma platformları, bilgi paylaşım ortamlarına aktif olarak katılmak, görüş bildirmek ve gerektiğinde organize etmek,
Potansiyel yararlanıcı kitlesi için, ilçe proje ofisi personelinin bilgi, deneyim ve ihtiyaçların karşılanabilmesi için ulusal ve uluslar arası düzenlenen eğitim ve seminerlere katılımını sağlamak,
Kurumunda kurumunun proje haritası, projeler için personel havuzu ve projelerin teknik detayların yer aldığı bilgi tabanın oluşturulmasını sağlamak,
9.  İlçe Kaymakamı tarafından verilen diğer  görevleri yerine getirmek.
 
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
Madde 10-Çalışma Usul ve Esasları
ArdahanValiliği Merkez Proje Ofisi;
 
İlimizin ekonomik potansiyeli ve kaynak profili esas alınarak; Özel sektörün rekabet gücünü artıran, bölgesel istihdam ve kalkınmayı sağlayan, çevre sağlığı ve sosyal dengeyi koruyan bir anlayış içinde çalışmalar yaparak projelendirir.

Ardahan İlinin de içinde yer aldığı Bölgesel Programların, izleme, denetleme ve Koordinasyonu yapar ve ilgili kurumlarla işbirliği içerisinde çalışır. 
Proje üretme sürecinde ilin öncelikleri ve imkânları dikkate alınarak bütüncül bir strateji anlayışı içinde yönlendirme yapabilir.
Hazırlanacak projelerde son başvuru tarihi dikkate alınarak belirtilen sürede tamamlanıp ilgili kuruma sunulması gereken acil durumlarda ofis görevlilerinden mesai saati dışında çalışması da talep edebilir.

İl koordinatörü merkez ofis görevlileri arasında iş bölümü ve görevlendirme yaparken onların eğitim, kariyer ve özel yeteneklerini dikkate alır.
Çalışmalarında ilimizdeki tüm resmi kurumları özellikle eğitim-öğretim kurumlarını, sivil toplum kuruluşları, üniversiteleri, özel sektör işletmelerini hedef kitle kabul ederek eğitici, yönlendirici ve bu bağlamda bilinçoluşturmaya dönük her türlü aktivite içinde yer alabilir.
Proje faaliyetlerini ve bu faaliyetlere alt yapı teşkil edecek her türlü bilgi ve çalışmaları Valilik Proje Ofisi web sayfasında ilgili tüm kurumlara ve vatandaşlara  duyurur.
Ardahan Valiliği proje Ofisi adına alınacak bir elektronik posta adresini iletişimde kullanır.
Yukarıdaki maddelere ilave olarak merkez ofisi çalışma usul ve esaslarına faaliyet alanlarındaki değişim çerçevesinde gerekli güncelleştirmeler yapar.

Kurum Proje Ofisi;
Kurumsal olarak İlimizin ekonomik potansiyeli ve kaynak profili esas alınarak; özel sektörün rekabet gücünü artıran, bölgesel istihdam ve kalkınmayı sağlayan, çevre sağlığı ve sosyal dengeyi koruyan bir anlayış içinde çalışmalar yaparak projelendirir.
Merkez Proje Ofisi ile işbirliği içerisinde çalışır. 
Proje üretme sürecinde Kurumunun, ilin ve ülkenin öncelikleri ve imkânları dikkate alınarak bütüncül bir strateji anlayışı içinde yönlendirme yapabilir.
Projeler için elektronik ortamda yararlanan teklif çağrılarda izlenecek usul ve esaslarda hiyerarşik yapıya dikkat edilir.
Kurum Amirinin başkanlığında en az ayda bir defa değerlendirme toplantıları yapar ve toplantı sonucunda alınan kararları raporlayarak uygulamaya esas teşkil eden ilkeler haline getirir. Bu ilkeleri İl merkez proje ofisine bildirir.
Hazırlanacak projelerde son başvuru tarihi dikkate alınarak belirtilen sürede tamamlanıp ilgili kuruma sunulması gereken acil durumlarda ofis görevlilerinden mesai saati dışında çalışması da talep edebilir.
Kurum Amiri ofis görevlileri arasında iş bölümü ve görevlendirme yaparken onların eğitim, kariyer ve özel yeteneklerini dikkate alır.

İlçe Proje Ofisi;
İlçe bazında, İlimizin ve Ülkemizin ekonomik potansiyeli ve kaynak profili esas alınarak; Özel sektörün rekabet gücünü artıran, bölgesel istihdam ve kalkınmayı sağlayan, çevre sağlığı ve sosyal dengeyi koruyan bir anlayış içinde çalışmalar yaparak gerektiğinde projelendirir.
Merkez Proje Ofisi ile işbirliği çerisinde çalışır. 
Proje üretme sürecinde Kurumunun, ilin ve ülkenin öncelikleri ve imkânları dikkate alınarak bütüncül bir strateji anlayışı içinde yönlendirme yapabilir.
Projeler için elektronik ortamda yararlanan teklif çağrılarda izlenecek usul ve esaslarda hiyerarşik yapıya dikkat edilir.
İlçe Kaymakamı başkanlığında en az ayda bir defa değerlendirme toplantıları yapar ve toplantı sonucunda alınan kararları raporlayarak uygulamaya esas teşkil eden ilkeler haline getirir. Bu ilkeleri İl merkez proje ofisine bildirir.
Hazırlanacak projelerde son başvuru tarihi dikkate alınarak belirtilen sürede tamamlanıp ilgili kuruma sunulması gereken acil durumlarda ofis görevlilerinden mesai saati dışında çalışması da talep edebilir.
Kurum Amiri ofis görevlileri arasında iş bölümü ve görevlendirme yaparken onların eğitim, kariyer ve özel yeteneklerini dikkate alır.

 
 
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
GÖREV VE SORUMLULUKLAR
 
Madde 11: İl Koordinatörünün Görev ve Sorumlulukları;
Ardahan Valiliği İl Merkez Proje Ofisinde görev yapanlardan birini Ofis Sorumlusu olarak görevlendirir.
Ardahan Valiliği İl Merkez Proje Ofisinde çalışan uzmanların arasından görevlilerin eğitim, kariyer ve özel yeteneklerini dikkate alarak, iş bölümü ve görevlendirme yapar.
Projelerin niteliğinin gerektirdiği, teknik  ve detaya ilişkin konularda, zaman kaybını önlemek, çalışmalarda sürat ve verimliği sağlamak için  ihtiyaç duyulan her türlü bilgi, belge ve istatistikî tabloları ilgili kuruluşlardan doğrudan talep edebilir.
Gerek duyduğu  hallerde proje ilgililerini toplantıya çağırabilir.
Gerek kamu gerekse özel sektör ve sivil toplum kuruluşları ile projelerin teknik detay ve alt yapıları ile ilgili olarak “Vali adına” yazışmalar yapabilir.
Teklif çağrıları yayınlanan projeler ile ülkemizin istifade edebileceği her türlü ulusal ve uluslararası program ve fonlarla ilgili olarak, kamu kuruluşlarını, sivil  toplum örgütlerini, yerel ve ulusal basını  bilgilendirmek amacıyla “Vali adına” toplantı,  seminer vb.  etkinlikler düzenleyebilir.  
Koordinatör veya ortak olarak Ardahan Valiliği adına yapılacak projelerde paraf ve imza yetkisine sahiptir.
Vali adına oluşturulacak Proje çalışma grubuna başkanlık eder.
Ofis Sorumlusunun Görev ve Sorumlulukları
1.  Ofis Sorumlusu il Koordinatörünün talimatları doğrultusunda ofisin etkili ve verimli çalışması için gerekli önlemleri alır.
2.  Merkez ofisinde görevlendirilenler ile diğer görevlilerin çalışma, işbölümü ve ofisin
     düzeninden il Koordinatörüne karşı sorumludur.
3.  Ofisin işleyişi ile ilgili konularda il Koordinatörü tarafından yetkilendirilebilir.
 
Kurum proje Ofisi Sorumlulukları;
Kurum amiri Kurum Proje Ofisinde çalışan uzmanların arasından görevlilerin eğitim, kariyer ve özel yeteneklerini dikkate alarak, iş bölümü ve görevlendirme yapar.
Projelerin niteliğinin gerektirdiği, teknik  ve detaya ilişkin konularda, zaman kaybını önlemek, çalışmalarda sürat ve verimliği sağlamak için  ihtiyaç duyulan her türlü bilgi, belge ve istatistikî tabloları ilgili kuruluşlardan doğrudan talep edebilir.
Gerek duyduğu  hallerde proje ilgililerini toplantıya çağırabilir.
Koordinatör veya ortak olarak kurumu adına yapılacak projelerde paraf ve imza yetkisine sahiptir.
İl Valisinin verdiği diğer görevleri yapar.
İlçe Proje Ofisleri;
Kurum amiri Kurum Proje Ofisinde çalışan uzmanların arasından görevlilerin eğitim, kariyer ve özel yeteneklerini dikkate alarak, iş bölümü ve görevlendirme yapar.
Projelerin niteliğinin gerektirdiği, teknik  ve detaya ilişkin konularda, zaman kaybını önlemek, çalışmalarda sürat ve verimliği sağlamak için  ihtiyaç duyulan her türlü bilgi, belge ve istatistikî tabloları ilgili kuruluşlardan doğrudan talep edebilir.
Gerek duyduğu  hallerde proje ilgililerini  toplantıya çağırabilir.
Koordinatör veya ortak olarak kurumu adına yapılacak projelerde paraf ve imza yetkisine sahiptir.
İl Valisinin verdiği diğer görevleri yapar.

 
BEŞİNCİ BÖLÜM
YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME
Yürürlük 
  Madde 12- Bu Yönerge hükümleri Ardahan Valisi tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe 
girer.
Yürütme
  Madde 13- Bu Yönerge hükümleri Ardahan Valisi tarafından yürütülür.
 
 
 
 
21/10/2011